Por qué trabajar más horas no le hace más productivo

POR MONTSE MATEOS

 

Extender su jornada laboral no le ayudará a mejorar sus resultados. Enfocarse en lo importante y sacar partido a cada hora gestionando las interrupciones es fundamental para aumentar su productividad.

Ser dueño de su tiempo le hará libre y más productivo. Aplicar este mantra en el trabajo diario es la mejor opción para lograr esa eficacia que todos los profesionales persiguen, porque no se trata de trabajar más horas, sino de hacerlo mejor. La productividad es la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para lograrlos, y permanecer más tiempo en el puesto de trabajo no es la solución para aumentarla. Los psicólogos y los neuropsiquiatras aseguran que si existe prisa y estrés, la atención se dispersa y el rendimiento es menor. El 80% de nuestra productividad se consigue con el 20% de nuestro tiempo. El rendimiento, por tanto, está asociado a la eficiencia.

Un reciente informe de Asempleo -Asociación de Agencias Privadas de Empleo- concluye que aumentar el número de horas de trabajo disminuye la productividad. Uno de los ejemplos que pone para ratificar esta afirmación es que en los países de la UE-28 en los que se prolonga la jornada laboral, la productividad por hora trabajada es menor. Así en Luxemburgo, Irlanda, Suecia y Holanda, donde se trabaja menos horas, son más productivos que Rumanía, Polonia y Hungría, en los que el tiempo de trabajo es más largo. Asempleo destaca que la flexibilidad laboral favorece una mejora de los resultados, pero no es el único camino.

Gonzalo Martínez de Miguel, director de Infova, asegura que es esencial el ejemplo de los jefes: “Si quienes dirigen alargan las jornadas de forma habitual están mandando un mensaje claro a los colaboradores. La hora de salida es un objetivo que debe ser cumplido por todo el equipo. Luego las excepciones las tratamos como tales. Si un día hay que alargar la jornada, se alarga, pero no puede ser la norma”. Para Mercé Delgado, CEOy CFOde Fluendo, “la mejor forma de transmitir la eficiencia en una jornada laboral es trasladar los objetivos y prioridades de forma adecuada, y luego otorgar autonomía para que cada cual pueda gestionar a su vez sus propios objetivos y prioridades en línea con los de todo el equipo”.

El 80% de nuestra productividad se consigue con el 20% de nuestro tiempo

Y como ser más productivo está ligado a lo que se consigue, Marta Romo, socia de Be-Up, explica que “poner foco o gestionar la atención, la organización y renunciar a determinadas cosas que no aportan valor y no contribuyen a la cuenta de resultados son la clave, porque no pasaría nada si dejásemos de hacerlas”. Propone la metodología GTD -Get things done- de David Allen, para ilustrar cómo ser más eficiente: “Se basa en el principio de que hay que liberar la mente de las tareas o temas pendientes para poder ocuparla en lo que estás haciendo aquí y ahora. Funciona muy bien y tiene cada vez más adeptos, ya que toca la teclas que son fundamentales para fomentar nuestra eficacia mental, como liberarse de lo pendiente, guardar las cosas en su sitio, agrupar tareas o empezar por asuntos complicados respetando el desgaste energético de nuestro cerebro”.

La gestión

Puri Paniagua, socia de Pedersen and Partners, asegura que es más fácil gestionar la productividad de uno mismo: “Tengo claros los objetivos más relevantes de una semana antes de empezarla. No me voy a casa sin tener la jornada del día siguiente planificada”. Según Delgado, “si hablamos de eficiencia, la receta para trabajar mejor es una combinación de habilidades y compromiso. Las primeras nos dan la base técnica, y el compromiso nos impulsa a buscar formas de hacer las cosas mejor. Ambos nos permiten alcanzar ese estado de flow en el que no sólo rendimos mejor, sino que además estamos disfrutando con ello. Esto nos impulsa de nuevo a seguir mejorando en un círculo virtuoso que se realimenta”.

La gestión por objetivos parece ser el medio más eficaz para ser más productivos. David Monge, director general de la firma de recursos humanos Nexian, está convencido de ello, pero asegura que según sus estudios sólo afecta al 12% de los profesionales en nuestro país: “Trabajamos seriamente en concienciar a directivos y empleados sobre cuáles son los objetivos estratégicos de la empresa y actuar sobre ellos. A partir de ahí marcamos las metas personales para cada profesional. La experiencia demuestra que en el 95% de los casos ese enfoque es tan beneficioso para la rentabilidad de la compañía como para el desarrollo profesional de los empleados”.

Por otra parte, Monge advierte de que el entorno laboral ofrece innumerables distracciones que “disfrazamos como ocupaciones, por ejemplo, buscar documentación, consultar con un compañero una duda, comprobar si hemos recibido algún email urgente… Es fundamental tomar conciencia de ellas y establecer tiempos máximos para atender esos asuntos”.

La cultura

Las actitudes, experiencias, creencias y valores que las personas imprimen en la empresa conforman la cultura corporativa de una organización, algo que es muy relevante para aumentar la productividad y generar un ambiente de trabajo saludable.

Delgado menciona la cercanía mejor que la jerarquía, una estrategia clara y definida, un entorno saludable y, sobre todo, promover y valorar la aportación de todos al objetivo global como las claves de una cultura corporativa eficaz.

El entorno laboral ofrece innumerables distracciones que ‘disfrazamos’ como ocupaciones

Monge suma a ellos otros elementos: generar un clima de comunicación abierta, “en el que los empleados se sientan valorados y respetados”; dar ejemplo, “ya sea en la forma de comunicar, con el rendimiento, esfuerzo y compromiso”; y, por último, aceptar los comentarios. Asegura que “una empresa saludable promueve la escucha, valora los avisos de que algo no anda bien, y entiende la crítica constructiva como una señal de implicación con la compañía”.

Dormir la dosis obligatoria

Trabajar más horas nos hace menos eficaces y dormir poco también merma el rendimiento. Un análisis de Sodexo concluye que si los colaboradores no duermen las siete u ocho horas recomendadas, su concentración y poder de decisión pueden volverse deficientes, y sus reacciones más lentas. Ésta es la causa principal de los errores estratégicos y el descenso en la productividad. En las economías nacionales, el coste de la falta de sueño puede llegar a 411.000 millones de dólares al año en EEUU (2,62% del PIB); 138.000 millones en Japón; y 60.000 millones en Alemania. Desde una perspectiva individual, un estudio realizado entre 7.000 colaboradores suscritos a planes de salud estimó el coste por trabajador en 2.280 dólares; más del 50% de los 30.000 colaboradores entrevistados en cinco corporaciones estadounidenses dijeron que no dormían adecuadamente; en India más de una de cada cinco personas de entre 18 y 64 años se preocupan más por el cansancio que por la hipertensión o la diabetes; mientras que más de un tercio de los adultos de Reino Unido afirma que no duerme lo suficiente.

Cómo planificar con cabeza

La planificación es la mejor vía para incrementar la eficiencia, sin embargo conviene actuar con cautela, sobre todo, si se pasa de la anarquía absoluta a la rigurosidad más estricta. Para Javier Cantera, presidente de Grupo BLC, toda planificación tiene tres vertientes: “Orienta, permite hacer previsiones y enfoca a un objetivo”. Advierte que esas condiciones se pueden convertir en motivo de estrés si cumplir los planes se transforma en una obligación: “Gestionar la agenda con cierta flexibilidad es básico para entender los valores de la planificación”. Marta Romo, socia de Be-Up, apuesta por huir de la rigidez de un programa actividades: “Se trata de priorizar, ordenar, agrupar y hacer. Funcionan mejor las listas de tareas por temáticas que facilitan el almacenamiento y acceso a la información, sacar los pendientes de tu mente o tener recordatorios externos que una planificación exhaustiva sobre lo que tienes que hacer”. Según Puri Paniagua, socia de Pedersen and Partners, los proyectos no suponen un estrés “si uno es consciente de la dificultad de las tareas y es riguroso en los tiempos. Limitar los tiempos dedicados a debates o implantar una cultura de discusión con contenido mejora la eficiencia”. Ser coherente en la organización de una jornada es fundamental. Como dice Eva Aguilera, socia de Éthica Consultores, “a veces planificamos de una forma tan ambiciosa y tan poco realista que sabemos de antemano que no vamos a cumplir. Eso es lo que estresa, no llegar. Planificar es parar para pensar. Si te alteras pensando, es porque no estás pensando bien”. Dejar espacio para los imprevistos es una de las claves para priorizar con cabeza. Gonzalo Martínez de Miguel, CEO de Infova, subraya que “la planificación es una herramienta, no un fin en sí mismo”, y aporta un último consejo: “Que la imposibilidad de hacer todo no sea la excusa para no hacer nada”.

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