Menos tecnología en las reuniones para ser más productivo

 

POR EMMA JACOBS

Prohibir el teléfono móvil en las reuniones y reducir el uso del correo electrónico fomenta la creatividad.

Poco después de crear Hello Alfred, una app que ofrece servicios de asistencia como hacer la compra y la limpieza, Marcela Sapone y Jessica Beck razonaron que para que la compañía creciese, sus empleados necesitaban hacer una pausa para reflexionar a mitad de la semana laboral. Los trabajadores se beneficiarían al disfrutar de un respiro de operaciones y reuniones. En 2014, la compañía convirtió el miércoles en un “día de recuperación”. Los empleados no visitarían las casas o las oficinas de los clientes. “Cuando un cliente lo solicita, sobre todo si se trata de una petición VIP o muy rentable, resulta difícil oponerse. Los clientes entienden la situación cuando se les explica”, asegura Sapone. En lugar de marcharse, los clientes se adaptaron, y envían las solicitudes el domingo por la noche o antes del fin de semana.

Hace un año, las fundadoras se dieron cuenta de que sus empleados estaban atrapados en una rutina tecnológica. Estudiaron establecer un día sin tecnología, pero concluyeron que resultaría complicado -y, después de todo, eran una firma tecnológica-. Así que optaron por reducir el uso de la tecnología, instando a la plantilla a no utilizar sus teléfonos, y a desactivar el correo electrónico y otras aplicaciones de mensajes instantáneos. Se disuadió a todos los empleados de utilizar Slack, el sistema de mensajes interno, y se les pidió que preparasen mensajes para las redes sociales el día anterior.

Con ello, Hello Alfred espera hallar una solución a un problema generalizado: la falta de concentración, ya que los empleados cambian de una red social a otra y entre sistemas de mensajes electrónicos.

La tecnología por sí misma no tiene por qué crear malos hábitos: influye cómo es cada persona

Su política puede animar a los empleados a tomarse un respiro de estar “siempre conectados”. Como señala Martin Talks, asesor en cultura digital: “En una época con una presencia cada vez mayor de la inteligencia artificial, tenemos que desarrollar nuestra inteligencia emocional, un rasgo que plantea dificultades para los robots. Es algo que no se consigue mirando a cada momento el teléfono para comprobar el correo electrónico, las alertas y las actualizaciones de estado como una especie de autómata”.

Otras compañías prohíben los teléfonos en las reuniones. Algunas, como el grupo de Michigan Menlo Innovations, no permiten las comunicaciones digitales entre empleados en el lugar de trabajo. “Nos sentamos en una gran sala y usamos lo que denominamos Tecnología de Voz de Alta Velocidad”, afirma su cofundador Richard Sheridan.

Algunas empresas alemanas han prohibido los correos electrónicos fuera de las horas de trabajo, y en Francia, las compañías con más de 50 empleados tienen que fijar periodos en los que sus plantillas puedan ignorar el correo electrónico.

La tecnología por sí misma no tiene por qué generar malos hábitos. Los gestores y jefes que esperan que se responda al instante a los correos electrónicos a cualquier hora del día y de la noche pueden provocar estrés a los trabajadores. Pero también influye mucho cómo sea cada persona: algunas pueden concentrarse sin problema en el trabajo, y no dejarse distraer por las redes sociales o Slack.

En la firma de inversión Virgin Group se desactiva el correo electrónico de los dispositivos de los 200 empleados todos los miércoles por la tarde durante una hora (en Londres y en Nueva York). Josh Bayliss, su consejero delegado, cree que esta pausa electrónica ha animado a la gente a levantarse de sus mesas y puestos de trabajo para compartir ideas.

Sapone, de Hello Alfred, explica que la política para reducir el uso de la tecnología no gustó en un principio. “La gente tenía la sensación de que se les estaba diciendo lo que tenían que hacer. Era importante mostrarlo como algo positivo. Explicamos a los empleados lo que pretendemos con ello”. El lenguaje es clave, así que se trata de una invitación, no de una imposición. Al principio, los ingenieros de software de Hello Alfred se rieron de la idea, pero descubrieron que les daba la oportunidad de trabajar en problemas como las contrataciones. Y los ingenieros, según explica, pueden seguir programando ese día. Ahora ensalzan las ventajas de poder concentrarse en el trabajo sin distracciones.

En la firma de inversión Virgin Group se desactiva el correo electrónico de los dispositivos de los 200 empleados todos los miércoles por la tarde durante una hora (en Londres y en Nueva York)

Claire Morris, responsable de diseño en Founders Factory, un acelerador de start up de Londres, ha trabajado en compañías que tienen una política de bajo uso de la tecnología. “Si no están todos en el mismo barco, está condenado al fracaso”. Los altos cargos tienen que predicar con el ejemplo, afirma, o de lo contrario “se impone el caos”. Sapone está de acuerdo: “Si empiezo a usar Slack, otros podrían volver a sus puestos de trabajo y entrar en Slack. No puedo hacerlo”.

Fuera móviles

Morris sostiene que las reuniones sin teléfonos móviles también pueden ser problemáticas. “La gente tiene relojes de Apple, y les echan un vistazo”. La cultura es importante, añade. En las reuniones del equipo de producto para tratar temas de innovación, los participantes ignoran sus teléfonos mientras disfrutan del alboroto de una discusión creativa.

La plantilla de Hold, una app que anima a los estudiantes a que dejen sus smartphones y se concentren, usa su propio producto. En su reunión semanal, se recompensa al empleado que menos haya utilizado su teléfono con un premio, como una comida.

Maths Mathisen, su cofundador, explica que “si se está constantemente conectado a Internet y pensando siempre en el trabajo, la batería mental se agota”. La compañía anima a los empleados a comprobar su correo electrónico sólo dos veces al día, y éstos prometen responder en el plazo de cuatro horas. No obstante, no prohíben las redes sociales ni bloquean los emails. “Debería ser una elección positiva”, señala Mathisen. “Las reglas parecen un castigo”.

Agentes de la ineficacia

T. Fernández Los teléfonos móviles pueden convertirse en un factor de ineficacia durante una reunión. Su uso inapropiado, igual que el de una tableta o cualquier otro dispositivo móvil, interrumpe, alarga o bloquea el trabajo que se puede desarrollar. Ese uso del móvil durante las juntas implica una aparente actividad que en realidad son tareas prescindibles sin valor, típicas de los adictos a la multitarea estéril.

  • Usar indebidamente el móvil o cualquier otro dispositivo será mucho más difícil si la reunión se planifica de forma adecuada y si el propósito de la misma está claro. Los objetivos deben ser conocidos por todos los asistentes, que han de saber qué se quiere y con qué información deben salir al terminar la reunión.
  • Hay que evitar las reuniones que no tengan una agenda definida, y las que no cumplan estrictamente el horario de comienzo y de final. No aportan ningún valor aquellas que finalmente no cumplen con el propósito original al ser convocadas.
  • La Escuela de Negocios Marshal, en la University of Southern California, ha investigado acerca de los malos hábitos tecnológicos en las reuniones, y destaca entre ellos navegar por Internet, recibir llamadas o hacerlas dentro de la sala de juntas, distrayendo o retrasando a los participantes; revisar de forma constante los correos electrónicos y las redes sociales; o contestar compulsivamente y tuitear mientras otros hablan, comentando aspectos de la propia reunión con otras personas fuera de la sala.
  • Es bien sabido que las reuniones innecesarias e ineficaces, los correos electrónicos, las llamadas e interrupciones, los Power Point absurdos, la actividad en la Red, o los chismes en la máquina de café se cuentan entre los principales ‘ladrones de tiempo’. Para combatirlos, los expertos sugieren negociar bien a qué se compromete cada uno, ya que por no poner límites se pueden tener demasiadas cosas pendientes; evitar las interrupciones compulsivas (coger el teléfono, contestar un correo, alguien que entra); o bloquear espacios para concentrarse, haciendo listas de prioridades para que nuestro tiempo sea de más calidad, y dejando ‘colchones temporales’; plantearse objetivos claros, decidiendo qué es lo importante y lo accesorio.

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